Data bisa dikatakan sebagai abstraksi dari kehidupan nyata, dan Anda tahu kehidupan di dunia nyata itu rumit.
Begitu pula data, data yang banyak akan terlihat rumit dan sulit dipahami. Namun, apabila Anda menemukan konteks dari data tersebut setidaknya Anda dapat menemukan sebuah cara yang solid untuk memahaminya.
Maka dari itu apabila kita memiliki data tanpa memahami konteks, bisa saja data tersebut tidak bisa tersampaikan dengan baik.
Penting untuk mengetahui audiens untuk menentukan bagaimana cara Anda menyampaikan data. Selanjutnya Anda juga harus bertanya pada diri Anda sendiri, Apakah mereka perlu tahu dan apakah Anda ingin mereka tahu? Hal ini harus bisa Anda jawab terlebih dahulu sebelum menyampaikan data kepada audiens. Apabila Anda masih belum, maka Anda bisa saja masih tetap menyampaikan hal-hal yang menurut mereka tidak perlu dan menjadi kurang relevan.
Misal, Anda tahu audiens yang hadir adalah data analyst dan memiliki pengalaman di bidang pengolahan data, maka tidak mungkin Anda menyampaikan informasi kepada mereka sama halnya seperti dengan pengusaha. Sehingga Anda perlu menentukan gaya bahasa Anda dalam menyampaikan informasi.
Pertanyaan penting yang juga harus ditanyakan ke diri sendiri adalah, Bagaimana saya bisa menentukan poin penting dan membuat data tersampaikan secara efektif? Bayangkan data Anda berupa kanvas, dan Anda sebagai seorang pelukis. Anda sebagai seorang pelukis telah memiliki sebuah kanvas. Apa pun yang akan Anda lukis pada kanvas itulah yang akan dilihat oleh orang lain. Lalu, sebagai seorang pelukis, Anda memiliki beberapa pertanyaan ke diri Anda sendiri,
- Untuk siapa lukisan ini dibuat?
- Apa yang ingin Anda lukis?
- Bagaimana cara saya melukiskannya?
Poin-poin pertanyaan di atas, apabila dilakukan oleh seorang Data Analyst menjadi seperti berikut:
- Kepada siapa data ini akan saya disampaikan?
- Data apa yang ingin saya sampaikan?
- Bagaimana cara saya menyampaikan data tersebut?
Kepada siapa data ini akan disampaikan?
Sebelum menyampaikan sebuah data, kita harus mengetahui dulu siapa audiens yang akan kita hadapi. Hal ini penting untuk membuat proses penyampaian data lebih efektif dan bisa diterima oleh audiens. Anda harus bisa membedakan penyampaian data antara audiens umum dan yang sudah profesional. Apabila audiens umum bukan berarti kita bisa mengartikan semuanya masih pemula. Bisa saja di antara mereka ada salah satu audiens profesional, maka dari itu kita harus mengambil titik tengah dalam hal penyampaian data yaitu dengan penyampaian yang mudah dipahami namun tidak mengurangi detail dari data. Lain ceritanya jika kita membawakan data kita dengan audiens yang rata-rata sudah profesional. Maka harus benar-benar diperhatikan setiap detail dari data yang kita bawakan karena pasti audiens lebih kritis dalam memahami apa yang kita sampaikan.
Data apa yang ingin saya sampaikan?
Supaya data Anda relevan dengan audiens, Anda harus menyaring terlebih dahulu data yang Anda miliki. Hal ini untuk membuat audiens menentukan langkah selanjutnya seperti apa yang harus dilakukan audiens setelah mengetahui data yang kita sampaikan. Misal, Anda diminta untuk mempresentasikan data tentang perkembangan penjualan perusahaan dalam setahun terakhir dalam sebuah rapat, maka Anda dapat mengumpulkan data mulai dari jumlah pemasukan dan pengeluaran perusahaan, perbandingan dengan tahun sebelumnya, total produksi barang, berapa produk yang terjual dan lain sebagainya. Sehingga audiens yang ada dalam rapat tersebut mengambil keputusan untuk lebih gencar dalam memperbanyak produksi barang karena permintaan pasar cenderung naik.
Bagaimana cara menyampaikan data tersebut?
Metode penyampaian juga perlu diperhatikan. Misal, terdapat kondisi di mana sebagian besar audiens cenderung jika lagi-lagi data tersaji dalam bentuk angka-angka saja. Maka, kita dapat menggunakan metode seolah kita sedang bercerita dengan berdasar pada data yang kita sampaikan. Sehingga cara kita membawakan data tidak seperti membaca karena audiens sudah melihat visualisasi data yang ada di layar. Tugas kita sebagai presenter yang membawakan data tersebut adalah memperjelas setiap bagian dengan bumbu cerita pada beberapa elemen data yang ada.
Misal, penjualan novel dengan judul A pada bulan Juni 2019 meningkat sebanyak 25% dibanding bulan sebelumnya. Nah, di sini Anda jangan terlalu datar dengan menyampaikan jumlah peningkatannya saja. Namun, Anda dapat bercerita tentang apa yang melatarbelakangi peningkatan tersebut. Misal kita membawakan dengan narasi sebagai berikut:
Film A yang ditayangkan bulan Februari 2019 lalu mengundang antusias yang tinggi bagi penonton film tanah air. Bahkan beberapa sumber mengatakan jutaan tiket bioskop ludes terjual dalam waktu sehari saja dari total keseluruhan penonton di Indonesia. Karena film A merupakan adaptasi dari sebuah novel maka mempengaruhi penjualan novel tersebut. Sehingga pada bulan Juni peningkatan penjualannya sebanyak 35% dibanding bulan sebelumnya